En el proceso de digitalización de una empresa, surge una preocupación crítica para los departamentos de IT y Legal: ¿Qué ocurre con la información una vez que el cliente firma? ¿Dónde se almacena esa firma y qué garantías existen de que no sea manipulada?
La respuesta no reside solo en el almacenamiento del documento, sino en la generación y custodia de una evidencia electrónica robusta. En este artículo, explicamos cómo se gestionan estos datos para garantizar la máxima seguridad y cumplimiento normativo.
¿Qué es exactamente la evidencia electrónica?
Cuando se realiza una firma con las soluciones de Sotech Biometrics, no solo se guarda un archivo PDF con un gráfico de la firma. Se genera una evidencia electrónica compleja que incluye:
Datos biométricos: Presión, velocidad y aceleración del trazo, voz, huella dactilar, foto facial (cifrados).
Sellado de tiempo (Timestamping): Fecha y hora exacta de la firma certificada por una autoridad de sellado.
Metadatos técnicos: Dirección IP, geolocalización (si aplica) y hashes de integridad.
Esta combinación de datos es lo que permite que, ante un tribunal, la firma sea considerada una firma electrónica avanzada con plena validez.
El ciclo de almacenamiento: Seguridad y soberanía
Hoy en día uno de los requisitos o problemas que tienen las empresas con las nuevas normativas, es el lugar donde se guardan estos datos recogidos tras una firma, ya que hay estrictos protocolos de seguridad que se deben cumplir.
1. Integración en el ecosistema corporativo
A diferencia de otros proveedores que obligan a custodiar los documentos en sus propias nubes, SecureSign de Sotech Biometrics permite que la evidencia electrónica se almacene directamente en los servidores de la empresa (On-premise) o en su nube privada. Esto garantiza la soberanía total de los datos y el cumplimiento de las políticas de seguridad internas.
2. El Documento de Evidencias
Toda la información relevante se agrupa en un «Documento de Evidencias» o Audit Trail. Este archivo se custodia de forma vinculada al contrato firmado, asegurando que cualquier intento de alteración del documento original sea inmediatamente detectable.
Protección contra el acceso no autorizado
¿Quién puede ver los datos de una firma? La respuesta de Sotech Biometrics es clara: Nadie sin una orden judicial. Los datos biométricos de la firma se encuentran cifrados con una clave cuya contraparte solo está a disposición de las autoridades judiciales o peritos calígrafos autorizados en caso de litigio.
Esto protege a la empresa de posibles brechas de seguridad y asegura la privacidad del firmante, cumpliendo rigurosamente con el RGPD.
Beneficios de una gestión de datos profesional
Inalterabilidad: El uso de algoritmos de hash garantiza que el documento y la firma son una unidad indivisible.
Disponibilidad inmediata: Al estar integrada en su ERP o CRM, la evidencia electrónica está disponible para auditorías internas o requerimientos legales al instante.
Cumplimiento eIDAS: Garantía de que el método de almacenamiento cumple con los estándares europeos de confianza.
La evidencia como activo de confianza
La seguridad de una firma digital no termina en el momento de la firma.; comienza en la forma en que se protege y almacena la información generada. Al apostar por una solución que prioriza la evidencia electrónica de alta calidad, su empresa no solo ahorra papel, sino que construye un archivo digital blindado ante cualquier amenaza legal o técnica.
¿Quiere conocer cómo gestionamos la seguridad de los datos en su sector?