En la era de la transformación digital, la seguridad jurídica es el pilar fundamental de cualquier transacción comercial. Si tu empresa opera en la Unión Europea, existe una normativa que rige cada firma que realizas: el Reglamento eIDAS.
Pero, ¿qué significa realmente cumplir con esta normativa y cómo afecta a la operativa diaria de tu negocio? En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber para asegurar la validez legal de tus procesos digitales.
¿Qué es el Reglamento eIDAS?
El Reglamento eIDAS (Reglamento UE nº 910/2014) es el marco legal que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior europeo.
Sus siglas significan “Electronic Identification, Authentication and trust Services”
Su objetivo principal es que una firma electrónica realizada en España tenga la misma validez que una realizada en cualquier otro país de la Unión Europea, eliminando las barreras técnicas y legales.
Niveles de firma electrónica según la normativa
No todas las firmas tienen el mismo peso legal. El eIDAS establece tres niveles claros que debes conocer para elegir el adecuado según el riesgo de la operación:
Firma electrónica simple: Datos en formato electrónico que el firmante utiliza para firmar (ej. un checkbox o un PIN). Es la más débil legalmente.
Firma electrónica avanzada: Es el estándar que ofrece el equilibrio perfecto entre seguridad y usabilidad. Debe estar vinculada al firmante de manera única y permitir la detección de cualquier cambio posterior en los datos. Aquí es donde la firma biométrica de Sotech Biometrics destaca, capturando datos únicos como la presión y la velocidad del trazo, la biometría facial, dactilar y vocal.
Firma electrónica cualificada: Equivale a la firma manuscrita en términos legales. Requiere un dispositivo cualificado de creación de firmas y un certificado emitido por una autoridad de confianza.
La importancia de la evidencia electrónica
Para que una firma electrónica avanzada sea robusta ante un juez, no basta con el dibujo de la firma o la firma mediante un Código OTP. Es necesario contar con evidencias electrónicas (metadatos, biometría, sellos de tiempo) que garanticen que el firmante es quien dice ser.
Cómo cumplir la normativa eIDAS en 4 pasos clave
Si estás pensando en digitalizar la firma de contratos, nóminas o autorizaciones, sigue estos pasos para asegurar el cumplimiento:
1. Evalúa el nivel de seguridad necesario
Para contratos mercantiles o documentos de RRHH, la firma electrónica avanzada suele ser la opción más eficiente, ya que ofrece una protección jurídica muy alta sin las complicaciones técnicas de la firma cualificada.
2. Utiliza tecnología de captura biométrica profesional
Para firmas presenciales (hospitales, hoteles, bancos, casinos, concesionarios, etc), el uso de tabletas de firma electrónica específicas asegura que se capturen tanto los parámetros dinámicos de la firma (presión, aceleración, ángulo), como la huella dactilar, biometría facial o vocal, algo que un dispositivo comercial común no siempre garantiza.
3. Integra la firma en tus flujos de trabajo
El cumplimiento no debe frenar la productividad. Soluciones como SecureSign permiten una firma corporativa integrada, lo que significa que el proceso legal ocurre dentro de tus propias aplicaciones, manteniendo la trazabilidad del documento en todo momento.
4. Realiza una auditoría de firma digital periódica
La normativa evoluciona (como la llegada del eIDAS 2.0). Contar con un servicio de auditoría de firma digital te asegura que tus métodos de identificación siguen siendo vigentes y seguros ante cualquier cambio legislativo.
El valor de la biometría en el cumplimiento legal
El Reglamento eIDAS pone el foco en la identificación del firmante. La biometría es, actualmente, uno de los métodos más fiables para cumplir con este requisito. Al capturar rasgos físicos e intransferibles, tu empresa no solo cumple la ley, sino que se blinda ante posibles fraudes de identidad.
¿Está tu empresa preparada para el nuevo estándar digital?
Cumplir con el Reglamento eIDAS no es solo una obligación legal; es una ventaja competitiva que genera confianza en tus clientes y socios. En Sotech Biometrics, ayudamos a las organizaciones a implementar soluciones de firma que combinan la máxima seguridad técnica con la plena validez jurídica.
¿Necesitas validar si tu sistema actual cumple con la normativa?